FICHE METIER

FICHE MÉTIER DE LA SECRÉTAIRE

En quoi consiste ce métier ?

La secrétaire bureautique assure le secrétariat d'un service ou d'un responsable de l'entreprise. Elle remplit fréquemment des fonctions d'organisation et de communication. Elle tient l'agenda de son supérieur hiérarchique et organise matériellement ses réunions et ses déplacements : réservations d'hôtel, de titres de transports, etc. Elle saisit sur ordinateur et met en forme les courriers, notes et rapports. Elle prend connaissance du courrier, assure sa diffusion et rédige les réponses à partir des indications qui lui sont fournies. Elle classe les documents nécessaires au service. Elle reçoit et oriente les communications téléphoniques. Elle accueille aussi les visiteurs.

Dans quelles conditions ? Quels employeurs ?

La secrétaire travaille dans toute entreprise, quelles que soient ses caractéristiques, petite ou grande, son statut (public ou privé) et quel que soit les domaines d'activité : industries, services, administrations. Selon l'organisation de l'entreprise, elle est en relation avec les autres services et avec l'extérieur : clients, fournisseurs, administrations…
Ses principaux outils sont l’ordinateur, le téléphone, le fax et la photocopieuse. Elle doit savoir maîtriser un logiciel de traitement de texte et un tableur, posséder une bonne orthographe, savoir rédiger et utiliser la messagerie électronique et Internet.
Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont indispensables pour l’exercice de ce métier. La secrétaire doit aussi avoir une grande d’adaptation car elle doit s’adapter à des interlocuteurs très différents et parer aux urgences.
Son niveau de responsabilité et son degré d'autonomie varient beaucoup selon la taille de l'entreprise ou du service, et dépendent de son niveau de qualification. Dans certains cas, elle doit pratiquer une ou deux langues étrangères.
Dans les grandes sociétés, elle peut travailler en équipe mais elle est généralement seule.

Comment y accéder?

Il existe des formations de niveaux différents pour exercer ce métier.
Le Bac Pro Secrétariat est la première porte d’entrée dans la profession, notamment dans les petites entreprises. Cependant, les entreprises recherchent presque systématiquement des titulaires d’un BTS (BTS Assistant de manager, BTS assistant de gestion PME-PMI à référentiel commun européen…).
Des formations qualifiantes proposées par l'Afpa (Association pour la formation professionnelle des adultes) permettent également d'accéder à ce métier.

Comment évoluer ?

Il est possible d'évoluer vers des postes à responsabilités plus importantes : par concours interne dans le secteur public et suite à expérience ou formation complémentaire dans le secteur privé.