LE METIER DE SECRETAIRE

MES PÉRIODES EN ENTREPRISE

Description des entreprises :

COMMUNAUTÉ DE COMMUNES DU PAYS DE BRIOUZE :

MON ARRIVÉE SUR LE DISPOSITIF ESP'OIR

Je suis arrivée sur le dispositif Esp'oir le 08 Février 2010 avec l'objectif de me réorienter dans le secrétariat. Le dispositif esp'oir à pour objectif de nous aider à trouver notre nouvel orientation et de  valider notre projet en fin de formation, elle nous permet de pouvoir rentrer en formation diplomante ou qualifiante. Sur la plate-forme nous avons la possibilité de chercher les formations nécessaire à notre projet, nous avons des remises à niveau de mis en place pour pouvoir ensuite intégrer la formation que l'on aura choisi.

J'ai choisi ce projet car j'aime m'occuper du travail administratif (classement et archivage de documents, la gestion des fournitures, la commande de matériel de bureau, l'accueil téléphonique, etc...).Donc quand je suis arrivée sur le dispositif j'ai commencé par chercher des fiches métier sur le secrétariat. Après cela j'ai pu choisir qu'elle genre de secrétaire je pouvais exercer et je me suis arrêtée sur secrétaire assistante ou secrétaire administratif. Ensuite il a fallu trouver des stage dans ces secteurs, chose pas facile je suis rentrée dans mon premier stage au bout de trois semaines, je l'ai fais à la communauté de communes du pays de Briouze pendant une semaine et ensuite j'ai fait deux semaines à la sous-préfecture d'Argentan. Maintenant je suis à la recherche d'un troisième stage pour pouvoir valider mon projet.

FICHE MÉTIER DE LA SECRÉTAIRE

La secrétaire bureautique assure le secrétariat d'un service ou d'un responsable de l'entreprise. Elle remplit fréquemment des fonctions d'organisation et de communication. Elle tient l'agenda de son supérieur hiérarchique et organise matériellement ses réunions et ses déplacements : réservations d'hôtel, de titres de transports, etc. Elle saisit sur ordinateur et met en forme les courriers, notes et rapports. Elle prend connaissance du courrier, assure sa diffusion et rédige les réponses à partir des indications qui lui sont fournies. Elle classe les documents nécessaires au service. Elle reçoit et oriente les communications téléphoniques. Elle accueille aussi les visiteurs.

Dans quelles conditions ? Quels employeurs ?

La secrétaire travaille dans toute entreprise, quelles que soient ses caractéristiques, petite ou grande, son statut (public ou privé) et quel que soit les domaines d'activité : industries, services, administrations. Selon l'organisation de l'entreprise, elle est en relation avec les autres services et avec l'extérieur : clients, fournisseurs, administrations…
Ses principaux outils sont l’ordinateur, le téléphone, le fax et la photocopieuse. Elle doit savoir maîtriser un logiciel de traitement de texte et un tableur, posséder une bonne orthographe, savoir rédiger et utiliser la messagerie électronique et Internet.
Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont indispensables pour l’exercice de ce métier. La secrétaire doit aussi avoir une grande d’adaptation car elle doit s’adapter à des interlocuteurs très différents et parer aux urgences.
Son niveau de responsabilité et son degré d'autonomie varient beaucoup selon la taille de l'entreprise ou du service, et dépendent de son niveau de qualification. Dans certains cas, elle doit pratiquer une ou deux langues étrangères.
Dans les grandes sociétés, elle peut travailler en équipe mais elle est généralement seule.

Comment y accéder?

Il existe des formations de niveaux différents pour exercer ce métier.
Le Bac Pro Secrétariat est la première porte d’entrée dans la profession, notamment dans les petites entreprises. Cependant, les entreprises recherchent presque systématiquement des titulaires d’un BTS (BTS Assistant de manager, BTS assistant de gestion PME-PMI à référentiel commun européen…).
Des formations qualifiantes proposées par l'Afpa (Association pour la formation professionnelle des adultes) permettent également d'accéder à ce métier.

Comment évoluer ?

Il est possible d'évoluer vers des postes à responsabilités plus importantes : par concours interne dans le secteur public et suite à expérience ou formation complémentaire dans le secteur privé.